Zeitung Universität Osnabrück

Ausgabe Nr. 96/2 vom 15. April 1996 (Hochschulpolitik, S. 3)

Verwaltungsreform: Transparenz und Verantwortung

Wirtschaftsberatungsunternehmen soll Organisationsstrukturen
und Arbeitsabläufe in der Uni-Verwaltung prüfen

(red.) Die Krise der öffentlichen Haushalte ist eine der Ursachen für den Ruf nach dem "schlanken Staat" und der "schlanken Verwaltung". Der Kanzler der Universität Osnabrück, Christoph Ehrenberg, sieht daneben aber auch inhaltliche Gründe: "In der deutschen Verwaltung haben wir einen Reformstau." So kämen zahlreiche neue Aufgaben auf die Verwaltungen zu, die mit den bisherigen Methoden und dem traditionellen Selbstverständnis des Verwaltungsbeamten und -angestellten kaum zu bewältigen seien. Für Osnabrück plant der Kanzler als Chef der Verwaltung daher in Abstimmung mit den Dezernaten eine Überprüfung der Organisationsstrukturen und der Arbeitsabläufe in der Zentralverwaltung durch ein Wirtschaftsberatungsunternehmen, das bereits Erfahrungen im Hochschulbereich gesammelt hat. Er folgt damit einem Auftrag des Senats, der im Zusammenhang mit der Entwicklung eines Strukturkonzeptes für den Wissenschaftsbereich auch eine Evaluation der Verwaltung gefordert hat. Wir fragten nach:

Welche wesentlichen Hemmnisse sehen Sie, Herr Ehrenberg, die es zu beseitigen gilt, um das Verwaltungshandeln künftig effizienter und erfolgreicher zu gestalten?
An erster Stelle ist das stetig angewachsene Dickicht von Vorschriften und gesetzlichen Regelungen zu nennen, das entrümpelt werden muß. Das gilt insbesondere für den Personal- und Haushaltsbereich. Hier können Entscheidungshierarchien abgebaut und Kompetenzen aus den Ministerien an die Hochschulen verlagert werden. Die Kommission des niedersächsischen Wissenschaftsminitseriums für die Reform der Hochschulverwaltung, in der der Präsident unserer Universität Mitglied ist, hat zum Thema Verwaltungsvereinfachung Empfehlungen verabschiedet, die zum Teil bereits umgesetzt worden sind. Dies gilt vor allem für den beachtlichen Zuwachs an Haushaltsflexibilität. Allerdings werden diese Teilerfolge durch bürokratische Rückschläge in Frage gestellt. Dazu gehört das Bundes-Jahressteuergesetz 1996 mit komplizierten Regelungen zur steuerlichen Berücksichtigung der "Verpflegungsmehraufwendungen" bei Dienstreisen. Ein grotesker Runderlaß vom Januar 1996 regelt den sogenannten Reformarbeitsmarkt in Niedersachsen. Bei jeder Bezirksregierung wurde eigens eine Stelle eingerichtet, die auf freiwerdenden Positionen in der Landesverwaltung vorrangig "Reformopfer", also Mitarbeiter aus aufgelösten oder verkleinerten Behörden unterbringen soll. Weitere Hemmnisse sind zu lange Entscheidungswege in den Institutionen, zu wenig Verantwortung für die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und dadurch häufig mangelnde Eigeninitiative.
In Niedersachsen läuft an drei Hochschulen der Modellversuch zum Globalhaushalt. Die Hochschulen haben statt eines Haushaltsplans einen Wirtschaftsplan und sind von der kameralistischen zu einer kaufmännischen Haushaltsführung übergegangen. Eröffnen Globalhaushalt und Finanzautonomie die Spielräume für mehr Wirtschaftlichkeit und einen erfolgsorientierten Mitteleinsatz?
Im Zusammenhang mit der Diskussion um mehr Finanzautonomie sind bereits einige allzu starre Prinzipien der Kameralistik überwunden worden. So können Haushaltsmittel von einem Haushaltsjahr in das nächste, aber auch von einem Titel in einen anderen übertragen werden. Auf diesem Weg müssen wir voranschreiten. Universitäten sind außerordentlich komplexe Systeme und damit anders zu steuern als reine Wirtschaftsunternehmen. Dem Modellversuch verdanken wir wichtige Anstöße, eine reformierte Kameralistik beinhaltet meines Erachtens jedoch bereits alle Elemente, um interne Leistungs- und Kostenrechnungen zu ermöglichen. Der Modellversuch ist vergleichsweise teuer und hat nach meinem Eindruck für die notwendige interne Umstrukturierung der Hochschulen bislang wenig bewirkt. Es kann nicht darum gehen, alten Wein in neue Schläuche zu füllen.
Die Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe in der zentralen Verwaltung sollen von einem Wirtschaftsberatungsunternehmen unter die Lupe genommen werden. Welche Möglichkeiten zur Optimierung sehen Sie, und welchen Beitrag erwarten Sie von den externen Prüfern?
Die Universität Osnabrück hat als mittelgroße Hochschule eine gute Betriebsgröße, um wesentliche Verwaltungsleistungen zentral zu erbringen. Der Aufgabenkanon für diese Leistungen steht fest. Es muß also bei einer Evaluation vorrangig um zwei Fragen gehen: Einmal gehören die oft historisch gewachsenen und zum Teil sehr kleinen Organisationseinheiten auf den Prüfstand, und zum anderen wollen wir gemeinsam mit Dezernaten und Stabsstellen die Ablauforganisation überprüfen. Das Stichwort für eine Optimierung könnte beispielsweise "ganzheitliche Vorgangsbearbeitung" lauten.
Wir verfügen in der überwiegenden Mehrheit über Verwaltungsmitarbeiter, die motiviert und engagiert arbeiten. Eine integrierte Vorgangsbearbeitung würde ihnen mehr Verantwortung übertragen. So läge zum Beispiel im Personalbereich vom Freiwerden einer Stelle über rechtliche Prüfungen und die Einstellung bis zur Personalbetreuung das gesamte Verfahren in einer Hand. Ich verspreche mir außer mehr Effizienz und Motivation durch die größere Transparenz im Verwaltungshandeln eine erhebliche Verbesserung der Kommunikation innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Fachbereichen. Hier gibt es zur Zeit deutliche Defizite.
Die Mitarbeiter sollten die Evaluation als Chance begreifen, eigene Vorstellungen und Vorschläge einzubringen. Im übrigen bin ich sicher: Die Studie wird bestätigen, daß wir als Verwaltung deutlich besser sind, als es unser Ruf manchmal vermuten läßt.

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