Informationsmanagement und Prozessgestaltung

Das  Informationsmanagement der Universität Osnabrück bietet standardisierte und Ad-hoc-Berichte als Entscheidungsunterstützung für eine Vielzahl von Zielgruppen an. Dazu zählen an erster Stelle die Studierenden, aber auch Studiendekan*innen, Fakultätsverwaltungen, Prüfungsämter oder die Hochschulleitung.

Die Berichte basieren primär auf relational bzw. multidimensional aufbereiteten Bewerbungs-, Einschreibungs-, Prüfungsergebnis-, Bibliotheks-, Stud.IP- und Finanzdaten nach dem Prinzip eines typischen Data-Warehouses und sind mit einer detaillierten Zugriffsrechteverwaltung versehen.

Der Zugang zu den Informationen erfolgt anwendungsorientiert. So sind Berichte und Statistiken zu Prüfungsfragen u. a. direkt im  HISinOne-Portal zu finden.

Die Berichte der Stabsstelle Zentrales Berichtswesen (ZBW) und die  Berichte der Universitätsbibliothek (UBIS) haben ebenso eine eigene Web-Präsenz, z.B. auch im Intranet der Universität Osnabrück.

Eine möglichst optimale digitale Unterstützung im Student-Life-Cycle erfordert Erfassung und Optimierung der zugehörigen Verwaltungsprozesse an der Universität Osnabrück. Ziel ist dabei die Abläufe innerhalb und zwischen den beteiligten Institutionen rechtssicher, möglichst reibungslos, zeitsparend zu gestalten. In diesem Zuge werden die bereits vorhandenen technischen Möglichkeiten in HISinOne analysiert und Anforderungen an den Software-Hersteller HIS eG für Funktionserweiterungen und -verbesserungen gestellt. Auch die Prozesse rund um die Studiengangsentwicklung, wie z.B. Wechsel von Prüfungsordnungen, stehen in unserem Fokus. Für konkrete Prozess-Fragestellungen in den beteiligten Institutionen bieten wir eine Beratung hinsichtlich der Umsetzungsmöglichkeiten mit den vorhandenen HISinOne-Funktionen.

Weiterhin bieten wir softwarebasierte Unterstützung zu einer  überschneidungsoptimierten Prüfungsterminplanung.

MIS (Management-Information-System)

Für die Leitung und Steuerung einzelner Fachbereiche und Institute bis hin zur gesamten Hochschule werden übergreifende und aggregierte Informationen benötigt.

Diese Informationen fallen an unterschiedlichen Stellen an. Beispielsweise werden im Studierendensekretariat die Immatrikulationsdaten der Studierenden aufgenommen und verwaltet, in den Prüfungsämtern werden die einzelnen Prüfungsleistungen der Studierenden gepflegt und die Personal- und Finanzdaten werden in der allgemeinen Verwaltung der Universität geführt.

Da diese Informationen zumeist in separaten Anwendungen vorgehalten werden, gestaltet sich eine übergreifende Informationsaufbereitung und Darstellung für den einzelnen Entscheidungsträger als schwierig und sehr zeitaufwendig.

Mit dem Aufbau eines zentralen  Management- Information-Systems (MIS) werden die informatorischen Grundlagen und Verfahren der Entscheidungsfindung auf Universitäts- und Fachbereichsebene verbessert.

Im MIS liegen Daten in unterschiedlichem Historisierungsgrad vor. Für die externe Berichtslegung der Universität wird oft auf Auswertungen von Stichtagsdaten (Abzug zwei Mal im Jahr an definierten Tagen) zurückgegriffen. Für reguläre Statistiken und Auswertungen im Rahmen der operativen Entscheidungsunterstützung werden tagesaktuelle Datenbestände herangezogen. Dabei steht eine Vielzahl an Kennzahlen und Dimensionen zur Verfügung. So können Studierende z. B. als Köpfe oder als Fälle nach unterschiedlichen Kriterien (Semester, Abschluss, Studiengang, Fachbereich, Nationalität, Alter, Geschlecht etc.) betrachtet werden.

UBIS (Universitätsbibliotheks-Informationssystem)

UBIS ist die Abkürzung für Universitätsbibliotheks-Informationssystem und bezeichnet das Informationssystem der Universitätsbibliothek Osnabrück, über das alle Inhaber einer PICA-Kostenstelle Einsicht in aktuelle Informationen u.a. über ihre Literatur-Budgets, Ausgaben, Bindungen sowie den Status ihrer Bestellungen erhalten können. Die Informationen werden täglich automatisiert aus dem Bibliotheksverwaltungssystem PICA geladen und aufbereitet und können über die  UBIS-Website von den Bibliotheksfachreferentinnen und -referenten sowie der Fachgebiets- und Institutsleitung abgerufen werden.

Terminoptimierung

Das virtUOS bietet seit 2010 ein Service zur  Terminoptimierung an, d.h. automatisierte Termin- und Raumplanung für die Prüfungen/Klausuren der Uni Osnabrück.  Prüfungstermine und Räume werden hierbei unter Beachtung von Überschneidungsfreiheit und Termin-/Raumpräferenzen auf Basis von Online-Anmeldungen koordiniert.

Die automatisierte Terminoptimierung berücksichtigt nur Prüfungen, die für dieses Verfahren angemeldet sind. Meist sind es schriftliche Klausuren mit großer Teilnehmeranzahl die maximal zwei Stunden dauern.

Für die Planung der Klausuren, die an dem Verfahren teilnehmen, hat die Studierbarkeit die oberste Priorität.

Studierende einiger Fachbereiche können unter Angabe von Gründen (z.B. Praktika oder Auslandsstudium) das spätmöglichste Datum angeben, an dem sie an einer Prüfung teilnehmen können. Diese Wünsche werden bei der Planung berücksichtigt, können aber nicht immer garantiert werden.

Die zentrale Termin- und Raumplanung ergänzt somit die dezentrale Prüfungsplanung durch die Prüfungsämter bzw. Prüfende, bei der in der Vergangenheit Terminkonflikte, insbesondere fachbereichsübergreifende, nur selten berücksichtigt werden konnten.